1. Introduksjoner

Disse generelle vilkår gjelder for Spidsbergseter Resort Rondane, heretter kalt SRR. Et arrangement er definert som en bestilling av overnatting, møte/konferanse, banketter, opplevelser, aktiviteter og konferanser med eller uten måltider på SRR for minst 5 rom eller 10 personer. En bekreftelse undertegnet av begge parter, eller tilsvarende, danner grunnlaget for reservasjon (heretter kalt arrangement) og regnes som den opprinnelige reservasjonen. Enhver kansellering eller reduksjoner må meldes skriftlig til hotellet og bekreftes skriftlig av hotellet for å bli vurdert som gyldig.

Vi anbefaler at gjestene tegner reiseforsikring. Det er gjestens ansvar å kontakte forsikringsselskapet i tilfelle avbestilling som utløser krav om betaling i henhold til våre regler.

2. Deltagerliste/Program
Senest 3 uker før arrangementet må hotellet få den endelige deltakerlisten for det reserverte antall rom, og et program/tidsplan med angivelse av tidspunkt for måltider og andre tjenester etc. Deltagerlisten er en mal som blir sendt til gruppeleder av SRR.
Hvis deltakerlisten ikke er mottatt som nevnt ovenfor, vil hotellet be om dette skriftlig. Hvis deltakerlisten ikke er mottatt etter dette, kan ikke hotellet garantere tilgjengelighet for rom for deltager.

Endringer: Vi gjør oppmerksom på at alle endringer må meddeles oss pr epost av gruppeleder. Dette gjelder både avbestillinger, bestillinger av ekstra døgn, tilleggs detaljer for enkeltindivider, alle typer tilpasninger etc. Merk av for eventuelle besvær og matallergi. Ønsker om twinrom, HC-rom, enkeltrom, ekstra oppredninger og rom med hund må også merkes i navnelisten. Jo tidligere vi får denne informasjonen desto større er sjansen for at vi har de riktige rommene tilgjengelige

– Eventuelle endringer av kursoppsett må gjøres innen 48 timer før oppstart. Endringer etter denne fristen vil bli fakturert med kr. 1 500 pr endring

3. Avbestilling / Reduksjon

All avbestilling og reduksjon må skje skriftlig. De ulike avbestillingsfristene avhenger av størrelsen på opprinnelig antall deltakere, og hvor mye du ønsker å endre. Eksempel: En gruppe på 90 personer kan avbestille hele gruppen kostnadsfritt innen 90 dager før ankomst. Den samme gruppen kan eksempelvis redusere antall deltakere kostnadsfritt med 25% innen 21 dager før ankomst, regnet fra gjenværende deltakere ved forrige justering.

Antallet er maksimal total nedjustering i oppgitt tidsintervall. Dvs. at hvis det tidligere er gjort nedjusteringer som overstiger den aktuelle reduksjonsprosenten kan det ikke gjøres ytterligere kostnadsfrie reduksjoner.
Ved manglende oppmøte, forsinket ankomst eller tidlig avreise vil hotellet ha rett til kompensasjon tilsvarende full pris for det bekreftede arrangement som bestilt.

4. Utbetaling av erstatning
Ved kansellering og/eller reduksjon av et arrangement på et senere tidspunkt enn angitt i punkt 3 overfor, har SRR rett til kompensasjon tilsvarende den fulle verdien av den sene kansellering, inkludert moms.
SRR har alltid rett til å kreve full erstatning for tjenester som ikke kan avbestilles, dvs. tjenester fra eksterne leverandører på vegne av klienten.

5. Kansellering av en arrangementsavtale
SRR forbeholder seg retten til å kansellere en arrangementsavtale dersom en del av, eller hele arrangementet er videresolgt til en tredje part uten forhåndssamtykke fra SRR, eller hvis arrangementet videreselges til en pris som er høyere enn den prisen som er angitt på bekreftelsen, med mindre det er solgt som del av en pakke.
En slik kansellering vil ikke medføre noen forpliktelser for hotellet.

Hvis SRR er nødt til å avbestille reservasjonen din, er vi ikke ansvarlige for andre utgifter du måtte ha pådratt deg som følge av avbestillingen.

6. Forhåndsbetaling/depositum/faktura
I tilfelle avtalen inkluderer en forskuddsbetalingsklausul, er et beløp tilsvarende 50% av bekreftet arrangement underlagt betalings senest 30 dager før ankomstdagen. Det resterende er underlagt betaling senest 7 dager før ankomstdagen. Forskuddsbetaling blir trukket fra sluttfakturaen og vil bli inkludert i beregningen av avbestillingsgebyr som angitt i punkt 3.
Et depositum som ikke er betalt innen de avtalte vilkårene for betaling kan bli betraktet som en kansellering av arrangementet. Ved fakturering, forfaller beløpet til betaling 10 dager fra fakturadato. Et fakturagebyr kan belastes. Sen betaling vil være gjenstand for 1,5% rente per dagens måned, pluss et administrasjonsgebyr.

Ved individuell betaling av rom og bestilte varer og tjenester satt på rom, er det firmaet/bestiller som er arrangør som er ansvarlig for at alle gjør opp for seg. Uteblivende betaling blir fakturert bestiller hvis ikke dette blir gjort opp på stedet ved utsjekk. Dette gjelder også krav om erstatning forbundet med eventuell ødeleggelse av inventar. Ved forsinket betaling belastes forsinkelsesrenter med den til enhver tid gjeldende sats i henhold til lov om forsinkelsesrente.

7. Forbehold om prisjustering
SRR forbeholder seg retten til å justere prisene i tilfelle endringer i merverdiavgift og andre skatter/avgifter, eller i tilfelle av force majeure som er utenfor SRR sin kontroll. SRR må informere kunden om eventuell økning i slike kostnader umiddelbart.
Satsene justeres en gang årlig, pr. 1. januar dersom ikke annet er angitt i bekreftelsen; satsene for gjeldende år er oppgitt i bekreftelsen. En prisøkning på 3-5 % per år bør forventes.

8. Force Majeure
SRR har ikke ansvar for konsekvensene av særlige omstendigheter som ikke er under SRR’s kontroll, som f. eks. krig, trussel om krig, opptøyer, sivile forstyrrelser, industrikonflikter, faktisk eller truet terroraktivitet og dens konsekvenser, naturkatastrofe eller atomkatastrofe, brann, epidemier, pandemier o.l., og har ikke ansvar for å yte erstatning for gjestenes økonomiske tap forbundet med slike hendelser. SRR er heller ikke ansvarlig for uunngåelige og uforutsigbare tekniske problemer med transport av grunner utenfor vår kontroll eller hos våre leverandører, lukkede eller overbelastede flyplasser eller havner, orkaner og andre faktiske og potensielle ugunstige værforhold og lignende hendelser. Hvis slike forekomster fører til at SRR må avbestille en reservasjon, vil vi forsøke å tilby et alternativ, men påtar oss ikke noe ansvar for retur av avgifter som er betalt før avbestilling eller avkortning av oppholdet.

9. Ansvar for skade/eiendeler
SRR er ikke ansvarlig for eiendeler brakt til hotellet. Dersom eiendelene er av spesiell verdi, må hotellet være informert dit hen.
Hotellet er kun ansvarlig for det fulle tap i tilfeller hvor hotellet har påtatt slikt ansvar for verdifull eiendel skriftlig.

10. Tvister
Enhver tvist om tolkningen eller anvendelsen av denne avtalen vil bli avgjort ved norsk domstol.

11. Hittegods

Hittegods oppbevares i 1 måned. Gjesten må selv sørge for bestilling av fraktseddel  som sendes SRR på epost [email protected] . Ellers sender vi kun med postoppkrav med et gebyr på kr. 250,- for administrasjonsgebyr.

12. Klager

Eventuelle klager fra gjester som gjelder forhold ved SRR eller bestillingen må fremsettes så snart det ble anledning til det for å bli tatt i betraktning. Ved gjennomføring av arrangementer og firmaopphold, må klager under enhver omstendighet fremmes skriftlig før avreise.

13. Spesielle typer arrangementer med egne avbestillingsfrister: 

Bryllup

Siste frist for vederlagsfri avbestilling er 18 uker før ankomst. Dagen etter at denne fristen er utløpt, forfaller et depositum på 50 % av arrangementskostnadene til betaling til SRR’s bankkonto.

Konserter og annen underholdning
Billetter refunderes ikke og vil bli fakturert i sin helhet dersom de ikke hentes ut.

Julebord

14. Disponering av rom/hytter/fjell-leiligheter/fjell-suiter/lodge-leiligheter

Innsjekk i resepsjonen er mulig fra kl. 16.00(kl 17 på søndager). Dette innebærer at SRR ikke garanterer at de bestilte overnattingsenheter er ledige før etter disse tidspunkter. Utsjekk innen kl. 11.00. Dagleie er mulig hvis ledig kapasitet – ved tidlig ankomst/sein avreise. Det er mulig å forhåndsbestille tidlig innsjekk/sen utsjekk på utvalgte dager for kr. 400 per rom basert på kapasitet. Slik tidlig innsjekk eller sen utsjekk avtales med resepsjonen seinest dagen før. Bagasjerom og garderobe finnes tilgjengelig. Romnummeret ditt kan endres, men du er garantert samme standard og etasje som du bestiller.