(english below)

1. Introduksjoner

Disse generelle vilkår gjelder for Spidsbergseter Resort Rondane, heretter kalt SRR. Et arrangement er definert som en bestilling av overnatting, møte/konferanse, banketter, opplevelser, aktiviteter og konferanser med eller uten måltider på SRR for minst 5 rom eller 10 personer. En bekreftelse undertegnet av begge parter, eller tilsvarende, danner grunnlaget for reservasjon (heretter kalt arrangement) og regnes som den opprinnelige reservasjonen. Enhver kansellering eller reduksjoner må meldes skriftlig til hotellet og bekreftes skriftlig av hotellet for å bli vurdert som gyldig.

Vi anbefaler at gjestene tegner reiseforsikring. Det er gjestens ansvar å kontakte forsikringsselskapet i tilfelle avbestilling som utløser krav om betaling i henhold til våre regler.

2. Deltagerliste/Program
Senest 3 uker før arrangementet må hotellet få den endelige deltakerlisten for det reserverte antall rom, og et program/tidsplan med angivelse av tidspunkt for måltider og andre tjenester etc. Deltagerlisten er en mal som blir sendt til gruppeleder av SRR.
Hvis deltakerlisten ikke er mottatt som nevnt ovenfor, vil hotellet be om dette skriftlig. Hvis deltakerlisten ikke er mottatt etter dette, kan ikke hotellet garantere tilgjengelighet for rom for deltager.

Endringer: Vi gjør oppmerksom på at alle endringer må meddeles oss pr epost av gruppeleder. Dette gjelder både avbestillinger, bestillinger av ekstra døgn, tilleggs detaljer for enkeltindivider, alle typer tilpasninger etc. Merk av for eventuelle besvær og matallergi. Ønsker om twinrom, HC-rom, enkeltrom, ekstra oppredninger og rom med hund må også merkes i navnelisten. Jo tidligere vi får denne informasjonen desto større er sjansen for at vi har de riktige rommene tilgjengelige

– Eventuelle endringer av kursoppsett må gjøres innen 48 timer før oppstart. Endringer etter denne fristen vil bli fakturert med kr. 1 500 pr endring

 

3. Avbestilling / Reduksjon

Reduksjon	1-10 deltakere	11-50 deltakere	51-100 deltakere	101-200+ deltakere
100 %	11 dager	45 dager	90 dager	120 dager
50 %		21 dager	60 dager	90 dager
25 %		11 dager	21 dager	60 dager
10 %			11 dager	11 dager

All avbestilling og reduksjon må skje skriftlig. De ulike avbestillingsfristene avhenger av størrelsen på opprinnelig antall deltakere, og hvor mye du ønsker å endre. Eksempel: En gruppe på 90 personer kan avbestille hele gruppen kostnadsfritt innen 90 dager før ankomst. Den samme gruppen kan eksempelvis redusere antall deltakere kostnadsfritt med 25% innen 21 dager før ankomst, regnet fra gjenværende deltakere ved forrige justering.

Antallet er maksimal total nedjustering i oppgitt tidsintervall. Dvs. at hvis det tidligere er gjort nedjusteringer som overstiger den aktuelle reduksjonsprosenten kan det ikke gjøres ytterligere kostnadsfrie reduksjoner.
Ved manglende oppmøte, forsinket ankomst eller tidlig avreise vil hotellet ha rett til kompensasjon tilsvarende full pris for det bekreftede arrangement som bestilt.

4. Utbetaling av erstatning
Ved kansellering og/eller reduksjon av et arrangement på et senere tidspunkt enn angitt i punkt 3 overfor, har SRR rett til kompensasjon tilsvarende den fulle verdien av den sene kansellering, inkludert moms.
SRR har alltid rett til å kreve full erstatning for tjenester som ikke kan avbestilles, dvs. tjenester fra eksterne leverandører på vegne av klienten.

5. Kansellering av en arrangementsavtale
SRR forbeholder seg retten til å kansellere en arrangementsavtale dersom en del av, eller hele arrangementet er videresolgt til en tredje part uten forhåndssamtykke fra SRR, eller hvis arrangementet videreselges til en pris som er høyere enn den prisen som er angitt på bekreftelsen, med mindre det er solgt som del av en pakke.
En slik kansellering vil ikke medføre noen forpliktelser for hotellet.

Hvis SRR er nødt til å avbestille reservasjonen din, er vi ikke ansvarlige for andre utgifter du måtte ha pådratt deg som følge av avbestillingen.

6. Forhåndsbetaling/depositum/faktura
I tilfelle avtalen inkluderer en forskuddsbetalingsklausul, er et beløp tilsvarende 50% av bekreftet arrangement underlagt betalings senest 30 dager før ankomstdagen. Det resterende er underlagt betaling senest 7 dager før ankomstdagen. Forskuddsbetaling blir trukket fra sluttfakturaen og vil bli inkludert i beregningen av avbestillingsgebyr som angitt i punkt 3.
Et depositum som ikke er betalt innen de avtalte vilkårene for betaling kan bli betraktet som en kansellering av arrangementet. Ved fakturering, forfaller beløpet til betaling 10 dager fra fakturadato. Et fakturagebyr kan belastes. Sen betaling vil være gjenstand for 1,5% rente per dagens måned, pluss et administrasjonsgebyr.

Ved individuell betaling av rom og bestilte varer og tjenester satt på rom, er det firmaet/bestiller som er arrangør som er ansvarlig for at alle gjør opp for seg. Uteblivende betaling blir fakturert bestiller hvis ikke dette blir gjort opp på stedet ved utsjekk. Dette gjelder også krav om erstatning forbundet med eventuell ødeleggelse av inventar. Ved forsinket betaling belastes forsinkelsesrenter med den til enhver tid gjeldende sats i henhold til lov om forsinkelsesrente.

7. Forbehold om prisjustering
SRR forbeholder seg retten til å justere prisene i tilfelle endringer i merverdiavgift og andre skatter/avgifter, eller i tilfelle av force majeure som er utenfor SRR sin kontroll. SRR må informere kunden om eventuell økning i slike kostnader umiddelbart.
Satsene justeres en gang årlig, pr. 1. januar dersom ikke annet er angitt i bekreftelsen; satsene for gjeldende år er oppgitt i bekreftelsen. En prisøkning på 3-5 % per år bør forventes.

8. Force Majeure
SRR har ikke ansvar for konsekvensene av særlige omstendigheter som ikke er under SRR’s kontroll, som f. eks. krig, trussel om krig, opptøyer, sivile forstyrrelser, industrikonflikter, faktisk eller truet terroraktivitet og dens konsekvenser, naturkatastrofe eller atomkatastrofe, brann, epidemier, pandemier o.l., og har ikke ansvar for å yte erstatning for gjestenes økonomiske tap forbundet med slike hendelser. SRR er heller ikke ansvarlig for uunngåelige og uforutsigbare tekniske problemer med transport av grunner utenfor vår kontroll eller hos våre leverandører, lukkede eller overbelastede flyplasser eller havner, orkaner og andre faktiske og potensielle ugunstige værforhold og lignende hendelser. Hvis slike forekomster fører til at SRR må avbestille en reservasjon, vil vi forsøke å tilby et alternativ, men påtar oss ikke noe ansvar for retur av avgifter som er betalt før avbestilling eller avkortning av oppholdet.

9. Ansvar for skade/eiendeler
SRR er ikke ansvarlig for eiendeler brakt til hotellet. Dersom eiendelene er av spesiell verdi, må hotellet være informert dit hen.
Hotellet er kun ansvarlig for det fulle tap i tilfeller hvor hotellet har påtatt slikt ansvar for verdifull eiendel skriftlig.

10. Tvister
Enhver tvist om tolkningen eller anvendelsen av denne avtalen vil bli avgjort ved norsk domstol.

11. Hittegods

Hittegods oppbevares i 1 måned. Gjesten må selv sørge for bestilling av fraktseddel  som sendes SRR på epost [email protected] . Ellers sender vi kun med postoppkrav med et gebyr på kr. 250,- for administrasjonsgebyr.

12. Klager

Eventuelle klager fra gjester som gjelder forhold ved SRR eller bestillingen må fremsettes så snart det ble anledning til det for å bli tatt i betraktning. Ved gjennomføring av arrangementer og firmaopphold, må klager under enhver omstendighet fremmes skriftlig før avreise.

13. Spesielle typer arrangementer med egne avbestillingsfrister: 

Bryllup

Siste frist for vederlagsfri avbestilling er 18 uker før ankomst. Dagen etter at denne fristen er utløpt, forfaller et depositum på 50 % av arrangementskostnadene til betaling til SRR’s bankkonto.

Konserter og annen underholdning
Billetter refunderes ikke og vil bli fakturert i sin helhet dersom de ikke hentes ut.

Julebord

14. Disponering av rom/hytter/fjell-leiligheter/fjell-suiter/lodge-leiligheter

Innsjekk i resepsjonen er mulig fra kl. 16.00(kl 17 på søndager). Dette innebærer at SRR ikke garanterer at de bestilte overnattingsenheter er ledige før etter disse tidspunkter. Utsjekk innen kl. 11.00. Dagleie er mulig hvis ledig kapasitet – ved tidlig ankomst/sein avreise. Det er mulig å forhåndsbestille tidlig innsjekk/sen utsjekk på utvalgte dager for kr. 400 per rom basert på kapasitet. Slik tidlig innsjekk eller sen utsjekk avtales med resepsjonen seinest dagen før. Bagasjerom og garderobe finnes tilgjengelig. Romnummeret ditt kan endres, men du er garantert samme standard og etasje som du bestiller.

 

ENGLISH;

 

1. Introduction

These general terms and conditions apply to Spidsbergseter Resort Rondane, hereinafter referred to as SRR.

An “event” is defined as a booking of accommodation, meetings/conferences, banquets, experiences, activities, or similar services at SRR, with or without meals, for a minimum of 5 rooms or 10 persons.

A confirmation signed by both parties, or equivalent written agreement, forms the basis of the reservation (hereinafter referred to as the “event”) and is considered the original booking.

Any cancellation or reduction must be submitted in writing to the hotel and confirmed in writing by the hotel in order to be valid.

We recommend that guests obtain travel insurance. It is the guest’s responsibility to contact their insurance provider in the event of cancellation that may trigger payment obligations under these terms.

2. Participant List / Program

No later than 3 weeks prior to arrival, the hotel must receive the final participant list for the reserved number of rooms, along with a program/schedule specifying times for meals and other services.

The participant list template will be provided by SRR to the group leader.

If the participant list is not received within the deadline, the hotel will request it in writing. If still not received, SRR cannot guarantee room availability for participants.

Changes:
All changes must be communicated by email from the group leader. This includes cancellations, additional nights, individual details, and any adjustments.

Please specify:

Special requirements
Food allergies
Twin rooms, accessible rooms, single rooms
Extra beds
Rooms with pets

The earlier we receive this information, the better we can accommodate your needs.

Changes to conference arrangements must be made no later than 48 hours before the event. Changes after this deadline will be charged NOK 1,500 per change.

3. Cancellation / Reduction

Reduction	1-10 guests	11-50 guests	51-100 guests	101-200+ guests
100 %	11 days	45 days	90 days	120 days
50 %		21 days	60 days	90 days
25 %		11 days	21 days	60 days
10 %			11 days	11 days

All cancellations and reductions must be made in writing.

The applicable deadlines depend on the original number of participants and the extent of the reduction.

Example:
A group of 90 persons may cancel free of charge up to 90 days prior to arrival. The same group may reduce the number of participants by up to 25% free of charge up to 21 days before arrival, based on the remaining number after previous adjustments.

The stated percentages represent the total allowable reduction within each time period. If previous reductions exceed the permitted percentage, no further reductions can be made free of charge.

In the event of no-show, late arrival, or early departure, the hotel is entitled to full compensation for the confirmed booking.

4. Compensation

If cancellation and/or reduction occurs later than the deadlines stated above, SRR is entitled to compensation equal to the full value of the late cancellation, including VAT.

SRR also reserves the right to claim full compensation for services that cannot be cancelled, such as services from third-party suppliers booked on behalf of the client.

5. Cancellation by SRR

SRR reserves the right to cancel an event agreement if all or part of the event is resold to a third party without prior written consent from SRR, or if resold at a higher price than stated in the confirmation (unless part of a package).

Such cancellation will not result in any liability for SRR.

If SRR must cancel your reservation, we are not liable for any additional expenses incurred as a result.

6. Prepayment / Deposit / Invoicing

If the agreement includes prepayment:

50% of the confirmed booking must be paid no later than 30 days prior to arrival
The remaining balance must be paid no later than 7 days prior to arrival

Prepayments will be deducted from the final invoice and included in any cancellation fee calculations.

Failure to pay within the agreed terms may be considered a cancellation.

Invoices are due 10 days from invoice date. An invoice fee may apply. Late payments are subject to 1.5% monthly interest plus an administration fee.

For individual payments (rooms and extras), the organizer/company is responsible for ensuring all participants settle their accounts. Any unpaid amounts will be invoiced to the organizer.

This also applies to damages to property. Late payments will incur statutory interest.

7. Price Adjustments

SRR reserves the right to adjust prices due to changes in VAT, taxes, or force majeure circumstances beyond our control.

Customers will be notified immediately of any such increases.

Rates are adjusted annually as of January 1 unless otherwise stated. An annual increase of 3–5% should be expected.

8. Force Majeure

SRR is not liable for circumstances beyond its control, including but not limited to:
war, threat of war, riots, civil unrest, industrial disputes, terrorism, natural disasters, nuclear incidents, fire, epidemics, pandemics, or similar events.

SRR is also not responsible for unavoidable or unforeseeable transport disruptions, including airport closures, weather conditions, or supplier failures.

If such events require SRR to cancel a reservation, we will attempt to offer alternatives but accept no liability for refunds beyond what is stated.

9. Liability for Property

SRR is not responsible for items brought to the hotel unless explicitly agreed in writing.

Valuable items must be declared. The hotel is only liable if written responsibility has been accepted.

10. Disputes

Any disputes regarding interpretation or application of this agreement shall be settled under Norwegian law in Norwegian courts.

11. Lost Property

Lost items are stored for 1 month.

Guests must arrange shipping and send the shipping label to [email protected]
.

Otherwise, items will be sent cash on delivery with an administration fee of NOK 250.

12. Complaints

Any complaints must be raised as soon as possible in order to be considered.

For events and corporate stays, complaints must be submitted in writing before departure.

13. Special Event Types with Separate Cancellation Terms

Weddings
Free cancellation up to 18 weeks prior to arrival. After this, a 50% deposit becomes payable.

Concerts and Entertainment
Tickets are non-refundable and will be charged in full if not collected.

Christmas Parties (Julebord)

Free cancellation up to 8 weeks prior
Up to 25% reduction free of charge up to 30 days prior
Less than 30 days: full charge applies
Prepayment invoice sent 30 days prior, due 21 days before arrival

Restaurant Reservations (Non-resident Guests)

Up to 10 persons: free cancellation up to 24 hours prior
More than 10 persons: free cancellation up to 3 days prior
Late cancellations: 100% charge

Day Events / Christmas Parties (Non-resident Guests)

8 weeks prior: free cancellation
14 days prior: up to 25% reduction free of charge
Less than 14 days: 100% charge

Bookings made less than 10 days prior to arrival may be cancelled free of charge up to 2 days before arrival.

Some activities may have longer cancellation deadlines; this will be communicated upon booking.

14. Room / Unit Allocation

Check-in is from 16:00 (17:00 on Sundays). SRR cannot guarantee availability before these times.

Check-out is by 11:00.

Day-use may be available subject to capacity. Early check-in/late check-out can be pre-booked for NOK 400 per room, subject to availability.

This must be arranged with reception no later than the day before arrival.

Luggage storage and changing facilities are available.

Room numbers may change, but guests are guaranteed the same category and standard as booked.